¡Es momento de actuar! Tus campañas de marketing han dado resultado y has sido inundado con nuevos prospectos que esperas convertir en ventas. Esa última parte depende de tu capacidad para hacer un seguimiento estratégico y efectivo de esos prospectos sin dejar que ninguno se pierda o espantarlos al ser demasiado insistente. Y hacer un seguimiento efectivo significa hacerlo varias veces. Según Marketing Donut, el 80% de los prospectos de ventas requieren cinco seguimientos después del contacto inicial, pero solo el 8% de los vendedores realmente realizan tantos seguimientos.
Cinco veces pueden parecer muchas, pero si te acercas a tus prospectos de la manera correcta, puedes comunicarles efectivamente el mensaje adecuado que te favorezca. En esta publicación, vamos a cubrir algunos consejos sobre cómo hacer un seguimiento adecuado de los prospectos y aumentar tus posibilidades de convertirlos en clientes recurrentes, incluyendo:
- Segmentar tus prospectos
- Responder de manera oportuna
- Nutrir prospectos con contenido útil
- Personalizar tu comunicación
- Utilizar diversos canales de comunicación
- Crear un horario de seguimiento
- Seguir las comunicaciones
- Aprender cuándo abandonar causas perdidas
Prácticas recomendadas para el seguimiento de prospectos de ventas
Como probablemente ya sepas, no se trata solo de cuándo haces seguimiento a tus prospectos de ventas, sino también de cómo lo haces. Necesitas considerar su etapa en tu embudo de ventas, sus puntos de dolor y necesidades, y el momento de tu comunicación. Aquí tienes algunas prácticas recomendadas para ayudarte a hacer un seguimiento efectivo de los prospectos de ventas y clientes potenciales para ganar más negocio.
1. Segmenta tus prospectos
Cada tipo de prospecto requerirá un nivel diferente de mensajería. Dependiendo de cómo llegó el prospecto a ti, puede estar listo para cerrar o puede necesitar un poco de calentamiento. Por ejemplo, un prospecto que llega a través de una campaña de suscripción por correo electrónico, en comparación con un prospecto que completó un formulario de «contáctame» en tu página web, están en diferentes puntos en el embudo de ventas y deben ser abordados en consecuencia.
Organiza los prospectos en al menos tres grupos: Caliente, templado y frío. Parece un poco básico, pero confía en nosotros, querrás tomar nota de las temperaturas de los prospectos para no tratarlos como si fueran todos iguales.
Si estás interesado en realizar una iniciativa de puntuación de prospectos más robusta, hay programas de software disponibles que separarán tus prospectos en función de los valores que asignes a varios comportamientos del consumidor. Mueve los prospectos de un grupo a otro a medida que los conozcas mejor y los acerques más a convertirse en clientes pagadores.
2. Responde de manera oportuna
Organiza un correo electrónico de agradecimiento o bienvenida o una llamada telefónica dentro de las 12-24 horas posteriores a la llegada de un prospecto. Ofrece responder cualquier pregunta que puedan tener para demostrar el cuidado y la atención que brindas a cada cliente.
3. Nutre a tus prospectos con contenido útil
Como sucede con cualquier forma de comunicación con los miembros de tu audiencia, no importa en qué etapa del embudo se encuentren, siempre debes centrarte en agregar valor. Publicaciones de blog, infografías, estadísticas útiles, historias de éxito y guías descargables son excelentes opciones. Tus prospectos no se convertirán en clientes después de una sola interacción, así que concéntrate en nutrir al prospecto o «calentarlo». En lugar de tratar de hacer que actúen en forma de convertirse en cliente, concéntrate en pasos más pequeños, como descargar esa guía o visitar esa publicación de blog.
4. Personaliza tu comunicación
Como puedes ver en el ejemplo de correo electrónico anterior, es una buena idea personalizar tu correspondencia incluyendo el nombre del destinatario en tus correos electrónicos, enviándoles información basada en las páginas visitadas en tu sitio web, o respondiendo personalmente a una consulta en línea en lugar de enviar respuestas predeterminadas.
5. Utiliza varios canales de comunicación
Los prospectos tienen una forma preferida de comunicarse y, francamente, no tienes idea de cuál es en este momento. Usa las redes sociales, el correo electrónico, el correo postal y las llamadas telefónicas para conectarte con clientes potenciales.
¡No nos referimos a comunicarte directamente usando todas las herramientas de comunicación que tengas! Simplemente asegúrate de estar disponible fácilmente sin importar el medio preferido de tu prospecto. Por lo tanto, responde a los mensajes de las redes sociales rápidamente, responde al teléfono y devuelve las llamadas de manera pronta, y revisa tu bandeja de entrada.
Aquí tienes algunos de los métodos de comunicación que puedes probar:
Correo electrónico: Los correos electrónicos son ligeramente menos invasivos que las llamadas telefónicas, y le dan al prospecto la oportunidad de leer y responder a su conveniencia. Sin embargo, dado la cantidad de correos electrónicos que recibimos cada día, las posibilidades de que tu correo electrónico se pierda son altas, por lo que es importante hacer seguimiento más de una vez. En tus seguimientos, asegúrate de usar líneas de asunto intrigantes y apropiadas, y de ofrecer contenido útil en lugar de simplemente promocionar tus ofertas.
Teléfono: Las conversaciones telefónicas son una excelente manera de mostrarle a tu prospecto tu experiencia y demostrar que quieres lo mejor para ellos. Sin embargo, no tienes el equivalente telefónico de una línea de asunto de correo electrónico para captar la atención de tu prospecto. De hecho, tienes lo contrario: un número desconocido que aparece en su teléfono. Con el enfoque de la llamada telefónica, es importante que perfecciones tu mensaje de correo de voz para darle a tu prospecto una razón para devolverte la llamada. Al igual que con los correos electrónicos, también tendrás que llamar más de una vez.
Mensaje de texto: Enviar mensajes de texto puede ser mejor para los prospectos con los que ya has comunicado. Presta atención a tus conversaciones con ellos y basa tus textos de seguimiento en esas necesidades.
6. Crear un horario de seguimiento
Recuerda, normalmente se requieren de 7 a 10 interacciones antes de que ocurra una conversión. Crear un horario de seguimiento garantizará que seas consistente con tus comunicaciones y evitará que dejes escapar los prospectos a los que trabajaste tanto para obtener. Tu calendario de comunicaciones debería mantenerte presente en la mente de tus prospectos, pero sin convertirte en una molestia.
- Por ejemplo, tu horario podría ser así:
- Correos electrónicos: una vez por semana
- Llamadas telefónicas: una vez al mes
- Encuentros cara a cara: una vez al trimestre
Cualquier cosa más que eso y corres el riesgo de ser ignorado.
7. Seguir las comunicaciones
Si tienes un sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes), estás un paso adelante. Los CRM te permiten mantener un registro de todo el contacto con los clientes y los resultados de esas comunicaciones. Si no tienes un CRM, ¡no te preocupes! ¡Para eso está Excel! Simplemente crea una hoja de cálculo que incluya la información de contacto de tus prospectos y notas sobre las fechas y los métodos utilizados para cultivar esos prospectos.
8. Aprende cuándo abandonar causas perdidas
Calificar tus prospectos es un paso muy importante y debería hacerse lo antes posible. No te apresures y abandones prospectos porque pueden requerir un poco de trabajo para cerrar, pero sé inteligente acerca de lo que persigues. Tres categorías de calificación para considerar:
- ¿Tienen los medios para realizar una compra?
- ¿Están motivados?
- ¿Son los tomadores de decisiones?
Si descubres que no están calificados en este momento, ¡no deseches su información! Colócalos en un archivo de «seguir más adelante» y crea una campaña para dirigirte a esos prospectos que has dejado en un segundo plano cuando sus circunstancias puedan haber cambiado.
Hacer seguimiento a tus prospectos de ventas de la manera correcta
La prospección de leads se trata de permanecer frente a tus clientes sin incomodarlos… una especie de omnipresencia, por así decirlo. Tu objetivo no debería ser necesariamente convencerlos de comprar, sino estar allí cuando estén listos para comprar. Este tipo de confiabilidad es beneficioso para tu marca y hace que esos prospectos se sientan respetados y valorados. ¿Qué mejor manera de cultivar tu base de clientes que esa?
